コピー機トラブル対処法

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コピー機で最もよくあるトラブルは紙詰まりです。本来は保守契約を結んで専門の作業者に対応してもらうようにしてほしいですが、簡単なものであれば自己責任で応急処置は可能です。紙詰りは比較的、対処しやすいコピー機のトラブルです。コピー機の中は高温になりやけどする恐れがあるため不要な操作は避けるように注意してください。

詰まった紙を取り除く際には、丁寧に取り除くことが重要です。力任せに引き抜こうとすると、余計なパーツの損傷につながりかねません。とにかく丁寧に作業します。特に上部のオートフィーダー部分に紙詰まりが発生すると、複雑に絡み合う可能性があり、さらに注意が必要です。

コピー機の紙詰まりを直すといっても、紙が詰まってしまったものを無理に抜き取ると、他のパーツを壊してしまう原因になりかねません。自分でやるにはどうしても限界があるため、難しいと感じた場合や、以下の場合に該当したら速やかに保守サービス契約先へ連絡しましょう。

紙詰まりを取り除こうとして、詰まった紙を破いてしまった時や、引っ張っても取り除けそうもない場合は自力で修復することはあきらめた方が無難です。また、紙詰まりが発生していないのにエラー表示が消えない場合は、原因が完全に除去しきれていない可能性があるため、無理なく確認できる範囲で再確認して、それでもエラー表示が消えない場合はあきらめて専門の作業者に依頼しましょう

中古コピー機について

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中古のコピー機であっても、保守契約が可能な期間は使い続けることができます。保守契約ができる期間は、販売終了から7年程度です。つまり、安いからと言ってあまりにも古いコピー機の購入は壊れやすいなどの理由であまりお勧めできません。

中古コピー機を購入する際には、導入コストは安く抑えられますが、故障が起きやすかったり、長く使えない場合があるため、保守可能期間と商品価格の見極めが中古コピー機購入のポイントになります。

中古コピー機でも保守契約を結べば新品と同じ保守サービスを受けることができます。コピー機そのものの保証とは異なり、中古でも新品でも同様のメンテナンスサービスを受けることができます。保守契約に加入するためには数週間から1月程度の期間がかかります。加入前のトラブルにも一定の補償があるか確認することも大切です。

中古コピー機でも希望のオプションがあれば追加できる場合があります。コピー機の機種やメーカーにより異なりますが、オプション品が販売されていれば、追加料金は発生しますが導入できる可能性があります。最近では経費削減等で両面印刷やマルチ印刷が推奨されているため、導入の際であれば安くできる可能性もあるため、購入時に設定したいものです。

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コピー機の選び方

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コピー機を選ぶ際に基準になるのは、一月当たりどのくらい印刷するかです。コピー機の価格は、1分間に印刷できる能力で比較することができます。印刷速度が速いと金額も上がります。また、遅ければ安いです。つまり、1か月にどのくらい印刷するのか予想することで適切なスペックのコピー機を選ぶことができます。

1か月の印刷枚数は、1日当たりの印刷枚数に1か月当たりの営業日数をかけると求めることができます。初めてのコピー機導入で予想が難しければ500枚程度と仮定しましょう。これは1日当たり25枚です。この数字は業務用コピー機を導入するのに最低限想定されている月間印刷枚数です。

コピー機は印刷速度が速いほど高額になります。また、印刷速度と合わせて突き当りの印刷枚数もコピー機のスペック選びの重要な基準になります。スピードが遅いと利便性が悪く感じられますが、たくさん印刷しないのに高速なプリント機能は必要ありません。耐久性と利便性のバランスを考慮してコピー機を選ぶようにすべきです。

最後に必要な機能が備わっていることも確認する必要があります。主な機能としては、カラー印刷、FAX送信、スキャナ読込、データ転送などです。またオプション機能として拡大縮小印刷や両面印刷などがあります。

中古コピー機の購入について

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コピー機を導入するにはいくつかの方法があります。新しく事業を始める場合などは新品のコピー機を導入したいものです。そういった背景からか最近ではリースが主流となっています。それ以外にも購入やレンタルなどの導入方法があるため、それぞれのメリット、デメリットを理解した上で最適な方法を選びます。

まずは購入ですが、販売店やネット通販などから希望する製品を購入することができます。ただし購入するためにまとまったキャッシュが必要となり、経営的なキャッシュフローに影響を及ぼします。購入する場合は現物が資産となりますが、減価償却費や固定資産税などの事務処理が発生するため手間がかかります。
中古コピー機であればイニシャルコストを抑えられるため、導入までの期間的余裕がある場合は良い出物を探す選択肢もあります。

リースも、購入する場合と同様にリース会社から希望する製品を選ぶことができます。リース品は資産ではないため手元に残りませんが、購入と異なり減価償却費や固定資産税などが発生しないため面倒な事務処理が発生しません。また、リース料は経費処理することができます。ただし、リース契約は途中で解約できないことと、総額が購入する場合よりも割高になります

レンタルは、リース会社が保有している在庫の中から製品を選ぶため、希望の製品が選べるわけではありません。ただし、利用期間は希望の期間で借りることが出来ます。資産ではないので手元に残りませんがレンタル料は経費処理することができます。途中解約が認められていますが、料金はリースよりも高額になります。